Kontrollutvalet refsar rådmannen

Etter ei varslingssak konstaterer Fyresdal kontrollutval at rådmann Ketil O. Kiland har brote arbeidsmiljølova. Den uføreseielege leiarstilen har vore uheldig for arbeidsmiljøet.

For ni månader sidan kom det ei varslingssak til kommunestyret frå tilsette og tidlegare tilsette i Fyresdal kommune. Varslarane meinte rådmannen hadde brote arbeidsmiljølova.

I varslingsbrevet blei det mellom anna nemnt at rådmannen manglar leiarverdiar, har hatt kritikkverdig leiing, krenkande åtferd, trakassert og ført til gråt og psykiske påkjenningar blant tilsette.

Saka enda til handsaming i kontrollutvalet som fekk hjelp av konsulent. Det blei gjennomført samtaler med dei seks varslarane og rådmannen, alle kvar for seg. Samtalene blei utvida ved å ta med vernetenesta, andre tilsette, tidlegare tilsette og leiargruppa til rådmannen.

«Det er grunn til å tru at den enkelte har forklart seg sannferdig med utgangspunkt i korleis vedkomande har opplevd situasjonen», slår kontrollutvalet fast etter høyringane.

Utilbørleg

Kontrollutvalet har etterpå laga ein rapport, og konstaterer at hovudtrekka i varslinga er at det blir hevda rådmannen har uføreseieleg og dårleg personalleiing.

Rådmannen har blitt konfrontert med dei ulike opplevingane enkelte har hatt i møte med han. Kontrollutvalet opplever at rådmannen og varslarane har store variasjonar i subjektiv oppleving av situasjonen.

Utvalet meiner hendingane som er skildra i samtalene ikkje er trakkasering, men skriv:

«Begrepet utilbørleg opptreden kan ramme fleire tilfelle og er vidare enn trakkasering. Det er handlingar som gjev uheldige psykiske belastningar, utløyser konfliktar eller resulterer i opplevingar av mobbing og eller trakkasering. I enkelte av dei beskrivne episodane er det kontrollutvalet si vurdering at rådmannen har opptredd utilbørleg og at det dermed er eit brot på arbeidsmiljølova paragraf 4-3. Brota er ikkje grove, men har likefullt vore ei belasting for dei det gjeld.»

Somme slutta

Kontrollutvalet har vurdert det generelle kravet til arbeidsmiljøet.

«Kontrollutvalet meiner at den type uføreseieleg leiarstil rådmannen har hatt overfor enkelte tilsette har vore uheldig for arbeidsmiljøet. Sjølv om tilsette ikkje har blitt sjukmelde av hendingar, har enkelte tilsette valt å slutte i stillinga i kommunen.»

Elles konstaterer utvalet at leiargruppa i kommunen ikkje har tatt tak i aktuelle episodar i den grad ein har vore klar over dei, eller manglane ved leiinga til rådmannen.

«Dette har medført at det har vore manglande tillit rundt leiinga, og det har vore vanskeleg å ta opp kritikk av rådmannen. Desse ulike faktorane saman med enkeltepisodane gjer at arbeidsmiljøet ikkje kan seiast å vere fullt ut forsvarleg», meiner kontrollutvalet.

Nytte ekstern hjelp

Kontrollutvalet tilrår at kommunen no jobbar aktivt med leiaråtferd, rollekonfliktar og etiske dilemma. Tiltak oppsummert er: leiarrettleiing, opplæring i samtalemetodikk, instruks for samtaler og rolleavklaring, tydeleggjere stilling som personalsjef og ei oppfylging gjennom arbeidsmiljøkartlegging om eitt år.

Det blir påpeika at dette arbeidet ikkje kan gjerast av bare rådmannen og leiargruppa.

«Det er heilt avgjerande for å nå måla om eit betre arbeidsmiljø og unngå uheldige enkeltepisodar at vernetenesta og tillitsvalde blir involvert, og at ein saman kjem fram til gode konkrete forpliktande tiltak», slår utvalet fast.

Vidare blir det tilrådd å få ekstern hjelp til å løyse opp i ein del av problemstillingane.

«Det er viktig å ta med seg i det vidare arbeidet at mange meiner Fyresdal kommune er ein god stad å jobbe. Det er likevel slik at sjølv om kanskje fleirtalet ikkje har hatt konfliktar på arbeidsplassen, fråtek det ikkje enkeltepisodar si kraft i forhold til dei som har opplevd ein annan situasjon. Og det erdet denne saka gjeld», avsluttar kontrollutvalet rapporten.

– Manglar forståing og empati

Den generelle tilbakemeldinga frå varslarane og andre intervjua som har vore kritisk til rådmannen, er at han har ein dårleg måte å kommunisere med tilsette i krevjande saker. Vidare er påstanden at rådmannen manglar forståing og empati for dei under han. Signala kjem frå ulike nivå i kommunen, men er oftast knytt opp mot enkeltepisodar. Fleire har også gjeve ei positiv skildring av rådmannen som leiar.

Varslarane fortel mellom anna at rådmannen i møte med andre har endra tema utan forvarsel. Om temaet har vore fag, har møtet endra seg til å dreie seg om personalforhold. Kritikk og skuldingar har blitt sett fram utan forvarsel, utan at den det gjeld har fått høve til å førebu seg eller ta med tillitsvalde.

Samtalene har ikkje vore i god tone, tilsette har opplevd dei som irettesettande og kjeft. I enkelte samtaler har rådmannen blitt oppfatta som sinna og fysisk dominerande med kraftig stemme. Nokon skildrar gråt under eller etter situasjonen, og det har vore ubehageleg og skremmande for dei det gjeld.

Krevjande rådmannsjobb

Til kontrollutvalet har rådmannen opplyst at arbeidssituasjonen er krevjande og belastande, og han har høge krav til seg sjølv. Både planlagt og plutseleg fråver i leiinga kan ha medført at han har gått inn i mange roller på lågare nivå. Det har kome i tillegg til ein krevjande toppleiarjobb. Rådmannen er blitt sett i ein situasjon der det har blitt tatt avgjerder og samtaler på eit lågare nivå enn det som er naturleg.

Rådmannen ser at hans utolmod og høge krav til seg sjølv kan vere urimeleg å krevje av underordna. Han er oppteken av å vere effektiv og ser at dette kan ha medført at prosessar har vore dårlege, og medført at enkelte ikkje har opplevd å kunne vere med på å påverke i prosessar. Vidare ser rådmannen at han ikkje har førebudd seg godt nok på møte der ein skal ta opp vanskelege tema. Det har medført at tilsette har opplevd å bli overraska av temaskifte, og det beklagar rådmannen i høyringa kontrollutvalet har gjort.

Rådmannen har i samtaler med kontrollutvalet kome med fleire forslag for å unngå uheldige hendingar framover og for å sikre eit fullt ut forsvarleg arbeidsmiljø. Utvalet stør rådmannens forslag til tiltak. Mellom anna skal rådmannen som hovudregel ikkje gjennomføre samtaler med underordna han ikkje har personalansvar for som direkte overordna, instruere eller detaljstyre deira arbeidsoppgåver. Dette skal liggje til den enkelte avdelingsleiar. Vidare bør ein vurdere strukturen til leiargruppa og oppgåvene som sorterer under den enkelte leiar.

Innom Arbeidstilsynet

Varslingsbrevet blei sendt til Fyresdal kommune ved ordføraren 1. juli 2014. Kommunestyret behandla saka i lukka møte 18. september, og bad om at kontrollutvalet granska påstandane i brevet og at det blei laga ein rapport.

«Kommunestyret ynskjer også ei brei vurdering av leiarstilen til rådmannen. Det er særs viktig at det skjer raskt», meinte politikarane.

Kontrollutvalet slo fast at varslinga er forsvarleg etter arbeidsmiljølova paragraf 2–4, og tok i fyrste omgang kontakt med Arbeidstilsynet. Kontrollutvalet inkludert sekretær og rådgjevar Line Bosnes Hegna, og verneombod var i møte med Arbeidstilsynet i Skien 28. november. Der kom det fram at slik saka var ville ikkje Arbeidstilsynet gjennomføre tilsyn i Fyresdal. Men utvalet fekk orientering om måten saka burde handterast vidare, og tilsynet ville fylgje saka på eit meir overordna nivå.

Nokre dagar seinare vedtok kontrollutvalet å kalle inn partane til ei høyring, og det blei engasjert ein ekstern konsulent i saka.

I midten av februar føregjekk høyringa, som ei veke etterpå blei utvida ved å snakke også med andre tilsette.

Kontrollutvalet gjorde ferdig rapporten denne veka, for handsaming i kommunestyret sist torsdag kveld.

Gjekk til kommunestyret

Kontrollutvalet ynskte svar frå varslarane om kvifor saka blei sendt direkte til kommunestyret, og ikkje blei prøva handtert gjennom verneombod og arbeidsmiljøutvalet.

Varslarane svara at Arbeidstilsynet var opne for direkte handtering av saka, men syntest det i fyrste omgang var ei god løysing å ha saka internt.

«Me såg saka som så alvorleg og omfattande at den ville vere vanskeleg å løyse ved ordinært, internt konfliktløysingsarbeid, særleg sidan saka gjeld kommunen sin øvste administrative leiar, rådmannen. Vernetenesta blei orientert både om saka og val av framgangsmåte. Valet stod derfor mellom å gå direkte til Arbeidstilsynet eller gå til øvste arbeidsgjevar, som er kommunestyret ved ordføraren. Me valde det siste, for me meinte det var rett å involvere kommunestyret», svara varslarane.

Dei informerte ordførar Erik Skjervagen om at det truleg ville kome ei varslingssak.

«Ordføraren stilte mange kritiske spørsmål, men tok orienteringa ryddig og profesjonelt. Han gav klart uttrykk for at dette ville bli ei belasting for både kommunen, rådmannen og varslarane. Han ville ta saka til kommunestyret om det blei sendt eit varslingsbrev, men håpa det ikkje ville gå politikk i saka i kommunestyret. Til det var saka for alvorleg», svara varslarane kontrollutvalet.

Behandla saka bak lukka dører

Fyresdal kommunestyret lukka torsdag møtet då varslingssaka var tema. Der møtte Kjell Sverre Thoresen, leiar i kontrollutvalet (der også Tore Lotsberg og Olav Åge Dale sit), og rådgjevar frå kontrollutvalssekretariatet, Line Bosnes Hegna. Dei orientera om prosessen i varslingssaka og snakka om rapporten frå kontrollutvalet.

Etterpå vedtok eit samrøystes kommunestyre å ta rapporten til vitande. Det blir sett i verk tiltak tilrådd frå kontrollutvalet for å sikre eit godt og forsvarleg arbeidsmiljø i Fyresdal kommune. Tiltaka og gjennomføringa av dei skal skje i samarbeid mellom administrativ leiing, vernetenesta og tillitsvalde. Kommunestyret bed rådmannen orientere kontrollutvalet om dette arbeidet i mai 2016.

– Kritikk skal ein ta på alvor

Det seier rådmann Ketil O. Kiland til VTB etter varslingssaka og i samband med rapporten som er lagt fram.

– Har det vore ei vanskeleg sak for deg?

– Saka er ubehageleg. Vidare har ho vore ei belasting i organisasjonen og tatt mykje energi. No er eg nøgd med at me kan kome vidare saman med verneombod, tillitsvalde og andre, og eg meiner me skal få til ein god prosess, svarar Kiland.

– Kom det som stod i varslingssaka uventa på deg?

– Eg synest det er leit og beklageleg at ikkje verneombod og tillitsvalde blei orientert og tatt med så tidleg som råd for å få løyst dette internt. Det hadde også vore høve til å drøfte dette i arbeidsmiljøutvalet og administrasjonsutvalet, svarar rådmannen.

Leiargruppa, tillitsvalde og verneombod er alt invitert for at dei saman skal lage eit program å jobbe med. Etterpå skal det bli presentert for avdelingsleiarane og andre.

– Det som er viktig er at det ikkje blir bare eit program laga for og av leiarane, men at også tillitsvalde og verneombod er med. Og me skal ha inn eksternt kompetanse, seier Kiland.