Kontrollutvalet ber om at det blir etablert rutinar for korleis dei skal handtere varsel på øvste leiar

Kontrollutvalet i Tokke har fått ei bekymringsmelding og eit varsel som begge handlar om arbeidsmiljøet i kommunen. Nå ber utvalet om at kommunen etablerer rutinar for korleis dei skal handtere varsel på øvste leiar.

Begge skriva har anonym avsendar, og kontrollutvalet skriv at begge breva «gjev uttrykk for bekymring med arbeidsmiljøet i Tokke kommune, og rettar særleg fokus mot kommunedirektøren sin leiarstil og handlingar.»

Då kontrollutvalet møttest 5. oktober, fekk medlemene lese dei anonyme breva.

– Kontrollutvalet er ikkje plikta til å ta saker frå innbyggarane. De er eigentleg berre plikta til å ta saker frå kommunestyret. De er ikkje eit ombod for innbyggarane, orienterte sakshandsamar Marianne Lundeberg.

Ho minna også utvalet om at dei ikkje skulle behandle eller diskutere sjølve innhaldet i varsla, men fokuset skal vere på systemnivå.

– Kontrollutvalet kan ikkje gå inn å rydde opp i ei arbeidsmiljøsak, seier Lundeberg.

I saka blir det opplyst om at kontrollutvalet ikkje har mynde til å realitetshandsame eller treffe bindande avgjersler i enkeltsaker.

– Tek det på aller største alvor

Ordførar Jarand Felland var invitert til møtet for å orientere om korleis kommunen nå følgjer opp sakene.

– Me tek dette på aller største alvor. Me har hatt møte med dei tillitsvalde, i administrasjonsutvalet, og har drøfta dette to gonger i formannskapet. Me har også hatt ei medarbeidarsamtale med kommunedirektøren, informerte Felland.

Formannskapet innfører nå fleire tiltak som skal gjennomførast dei neste seks månadane. KS (kommunesektorens organisasjon) skal bistå leiargruppa i organiseringa av dette, kommunen skal gjennomføre ei undersøking, kalla ti-faktor, blant alle dei tilsette.

– Då får me ein status, og vil vurdere utifrå tilbakemeldingane der om me må gjere meir, sa Felland.

Andre tiltak formannskapet meiner kommunen bør innføre er at dei som sluttar i jobben skal gjennom ei sluttsamtale. Administrasjonsutvalet skal få rapport frå desse samtalene, dei vil også ha ei fast sak om sjukefråvær, og få rapport over avvik for siste kvartal.

– Me må berre erkjenne at alle organisasjonar kan bli betre. Også Tokke kommune, legg han til.

Etter at ordføraren hadde orientert om saka, valte utvalet å lukke saka. Vedtaket dei gjorde har denne ordlyden:

«Kontrollutvalet ber om, i neste møte, å bli underretta om korleis kommunen handterer eventuelle varslingar og bekymringsmeldingar som har kome. Kva tiltak vert gjort med bekymringane for arbeidsmiljø i Tokke kommune. Kontrollutvalet ber kommunestyret om å sørgje for at rutinar om varsling på øvste leiing blir etablert.»

Utvalet ber også om å bli orientert ved endring av varslingsrutinane.

Kva er rutinane i resten av Vest-Telemark?

Alle kommunane i Vest-Telemark har rutinar for korleis dei tilsette skal varsle. Om ein ser mot sør, har Nissedal som fyrste punkt i si varslingsplakat eit avsnitt med denne ordlyden:

«Kva er varsling? Varsling er å gå vidare med kritikkverdige forhold til nokon som kan gjere noko med det. Kritikkverdige forhold er brot på lovreglar, brot på interne regler eller brot på etiske normer.»

Ei kort innføring og informasjon om kva eit varsel er, og når det er naudsynd å varsle går igjen hos alle kommunane. Dei har på fleire, og ulike måtar formidla dette til dei tilsette, det er til dømes gjort tilgjengeleg på avdelinga, på intranett, på heimesider.

Kommunane opplyser også om at dei ønsker at dei tilsette varslar når det er behov for det. I Nissedal heiter det til dømes:

«Varsling er positivt. Varsling er bra både for kommunen og for samfunnet fordi kritikkverdige forhold kan rettast opp. Folk som er villige til å varsle er ein viktig ressurs for Nissedal kommune.»

Regelverket her er at om det er varsel som gjeld rådmannen er det ordføraren som skal få det. Dersom nokon vil varsle på ein politisk representant, inkludert ordføraren, skal dette gå til rådmannen.

Her er rutinane litt ulik i dei forskjellige kommunane. I Kviteseid står det: «gjeld informasjonen ei sak som involverer rådmannen, skal varselet sendast til ordføraren.»

Dette er nok naturleg gang i dei fleste kommunar då rådmann eller kommunedirektør er øvste administrative leiar, men ordførar er over og har arbeidsgjevaransvaret for rådmann/kommunedirektør.

– Kommunen har dessverre ikkje med i prosedyren om varselet er på ordførar, opplyser personalsjef i Kviteseid kommune, Karin S. Lauvstad.

– I Seljord er det vedteke at alle varslingar skal gå til hovudvernombodet, fortel rådmann Rikke Raknes, og kommunen har ikkje med noko eiget når det gjeld eit eventuelt varsel på rådmann og/eller ordførar.

– Me vart einige i arbeidsmiljøutvalet like før sommaren at me ønskjer å sjå på denne rutinen på ny og revidere den, og skal gjere det i løpet av hausten, legg Raknes til.

I varslingsrutinen til Vinje kommune står det; «viss varselet gjeld øvste leiar, ønskjer me at du varslar til: kontrollutvalet eller organisasjonssjef».

– Me informerer om dette gjennom opplæring. Me har mellom anna kurs for nytilsette og fortel kva varsling er og viser korleis det å varsle er noko me brukar tid på, seier organisasjonssjef i Vinje kommune, Margit Elise Karlsen.

– Me har gode rutinar som vart revidert i fjor i våre internkontrollsystem, informerer ho.

I Fyresdal har alle som mottek eit varsel ansvar for å overlevere varselet til eit varslingsutval. Varslingsutvalet er det øvste organet for behandling av varsling i kommunen, og møtast når det er meldt saker og seinast innan 14 dagar etter at ein sak er meldt. Dette utvalet består av rådmann, økonomi- og stabssjef, hovudverneombod og hovudtillitsvalde som er valde av organisasjonane. Sekretær for varslingsutvalet er HR-rådgjevar, som og er medlem av utvalet.

Dersom varslinga gjelder medlem av varslingsutvalet blir vedkomne erstatta av leiar på tilsvarande nivå. Er varslinga på øvste leiar eller øvste leiing, skal varslinga sendast ordførar og formannskapet blir varslingsutval. Varslingsutvalet rettar førespurnad om bistand av setterådmann, som må godkjennast av kommunestyret.

– Kva slags rutinar har kommunen på korleis de skal handtere eventuelle varsel på ordførar?

– Varsling på ordførar er vanskelegare, om det er varsel på mynde eller fullmakter i form av ordførarrolla, vil kontrollutval vere rett instans. Om det er andre varslingsforhold vil det vere til politisk organisasjon som er riktig instans, svarar Torleiv Hvistendahl, HR-rådgjevar i Fyresdal kommune.

På spørsmål om kven «politisk organisasjon» er, svarar han:

– Det vil seie til partiet, anten lokalt eller til fylket. Ein medlem i eit politisk parti kan handterast lokalt, ordførar mest sannsynlig til fylkesstyre.